1er Séminaire achats des Hôpitaux de Provence

Se rassembler pour plus de performance dans les achats

La mutualisation de la fonction achats au sein des groupements hospitaliers de territoire (GHT), obligatoire depuis le 1er janvier 2018, conduit les établissements support et partis à réfléchir sur leur organisation et à se doter de moyens spécifiques. C’est pour répondre à ces enjeux que le groupe  « Achats » des Hôpitaux de Provence a organisé vendredi 29 novembre son premier séminaire consacré à la « performance et au management stratégique de la fonction achats mutualisée »

Plus de 120 participants se sont donné rendez-vous  pour cette première édition. L’occasion pour ces derniers de faire le bilan de la fonction achats depuis la création, en 2017, du groupement hospitalier et universitaire « Hôpitaux de Provence ».  Mais également d’évoquer l’évolution et les atouts à mobiliser vis-à-vis de la fonction achats dont le rôle est stratégique pour les groupements hospitaliers.

De la mutualisation au travail collaboratif, la fonction achat accélère

La journée, inaugurée par Jean-Olivier ARNAUD, Directeur Général de l’APHM (établissement support des hôpitaux de Provence), a permis aux professionnels de partager les enseignements de l’organisation territoriale et mutualisée de la fonction achats. Il a rappelé  l’importance de ce domaine d’activité à l'échelle du territoire, « c’est un défi mais aussi une nécessité » ajoute-t-il. Malgré les inquiétudes des établissements partis, s'agissant du maintien de l'indépendance professionnelle et de la souveraineté institutionnelle, Jean- Olivier Arnaud, affirme « que l'objectif est de conforter l'adhésion, la cohésion, la compréhension entre les différentes équipes et l'amélioration des fonctionnements humain. Ce premier séminaire est ainsi une formidable opportunité de consolider la communauté d'appartenance à une même fonction ».

Pour Barthelemy MAYOL, Directeur du Centre Hospitalier de Martigues et représentant du Groupe Achats auprès du comité stratégique et Jeanne DE POULPIQUET, directrice des achats de l’APHM et responsable de la fonction achats « Hôpitaux de Provence » « l’enjeu de mesure de la performance achat demeure le gain achats. Depuis la création du groupement hospitalier « Hôpitaux de Provence »,  près de 40 millions d’euros de gains achats ont pu être réalisés tout en conservant le même niveau de service.  De bons résultats atteints grâce aux  avancées majeures réalisées et à l’instauration d’un système collaboratif. Cette organisation transversale a contribué :

• à la professionnalisation des acheteurs,  à l'aide de la formation,  via des dispositifs de formation ciblés avec le concours de l’ANFH
• au renforcement de l’organisation de la fonction achats en mode collaboratif,
• A compter de janvier 2020 un  système d’information achats commun,
• à la sécurisation des procédures et au développement des outils de pilotage,
• à la mise en place d’un travail de convergence (avec l’objectif de l’intégration de 7240 marchés d’ici le premier trimestre 2021) ».

Anticiper les prochains défis, traiter les nouveaux enjeux

D’autres interventions ont détaillé les mutations de la fonction achats pour se diriger vers de nouveaux modes de fonctionnement :

• rendre l'organisation lisible,
• initier la mise en cohérence entre nécessité, intérêt, utilité pour conduire le changement et atténuer les résistances,
• consolider la mutualisation des fonctions et des filières achats entre les établissements partis,
• fixer des ambitions réalistes et se donner du temps. La massification (l’effet volume) demande une maitrise sur le long terme a fortiori dans le domaine des stratégies achats et la gestion des fournisseurs,
• solliciter de manière efficiente les experts et les prescripteurs.

Par ailleurs, l’accent a été porté sur les interrogations à se poser pour anticiper les prochaines contraintes liées en grande partie aux progrès technologiques. En effet, la digitalisation, l'intelligence artificielle, les leviers logistiques et le développement durable auront des conséquences importantes sur les stratégies d’achats à promouvoir dans un avenir proche.

Ces transformations impliquent aussi une évolution du rôle de l’acheteur. D’un rôle d'approvisionneur, il s'est ensuite centré sur des sujets juridiques. Demain, il devra être un animateur de projets. Il aura plusieurs casquettes. Son expertise va croître.

Faire progresser les outils et les organisations

Enfin, par le biais d’ateliers organisés l’après-midi autour d’études de cas, les responsables de la fonction achats, les acheteurs et assistants acheteurs, les pharmaciens et les dirigeants des établissements membres des Hôpitaux de Provence ont pu échanger puis débattre autour de témoignages sur leur expérience de transformation.

 Ces travaux ont porté sur les grands principes de gestion de projets à appliquer aux thématiques majeures d’achats.  A l’issu de ces ateliers, une compilation des propositions a été réalisée.  Elles serviront d’objectif  sur l'année 2020.

Ce premier séminaire a contribué à renforcer l’accompagnement des acteurs intervenant dans les processus achats dans cette nouvelle dynamique de travail. Il a été avant tout l’occasion de réunir toutes les expertises existantes et de capter les synergies afin de gagner en agilité et en efficience dans l’intérêt commun des Hôpitaux de Provence.